背景说明
在资助工作中，资助官员开展财务内控评估，对于基金会管控资助风险，提升资助的有效性，帮助合作伙伴及时了解自身财务健康问题，推动财务管理完善，具有重要作用。
今年CDR组建财务内控评估工具实践社团，邀请到四名资助官员参与研发工作，分别是北京市西部阳光农村发展基金会秘书长助理林泽菡、星巴克企业管理（中国）有限公司资深社会影响力经理贺丹、广东省千禾社区公益基金会行政主管莫柳燕、上海联劝公益基金会公益事业合作部高级专员彭涵，共同开发一个公益组织财务内控快速评估工具，分享给广泛的资助官员使用。
“恩友财务”是一个专门为公益组织提供财务管理服务的品牌，致力于提升中国非营利组织的财务管理能力，促进中国非营利组织的公信力建设，推动中国公民社会的发展。为借鉴恩友多年实践经验，实践社团（CDR与资助官员们）一起采访中国注册会计师，北京恩友信息咨询有限公司负责人付京平，邀请她谈谈恩友如何开展公益组织财务评估，同时分享评估公益组织财务内控健康情况的关键因素，以及评估要点 。供大家参考。
访谈记录
实践社团：恩友日常的公益组织财务评估主要包含哪些工作？
付京平：恩友的日常业务，不管是尽职调查还是财务评估，目标在于保证委托方的资金安全，以及帮助委托方通过评估了解合作伙伴的财务状况，如果有需要改善的地方，则通过评估给予反馈，帮助公益组织提升财务管理的能力。
主要工作分为以下几个步骤：
第一步，与委托方进行沟通，比如基金会，了解基金会的需求和关切之处，特别是关切之处。在资助过程中，有的基金会感受到一些状况，觉得好像存在问题，但又不太能够确认，就会告诉我们。
第二步，查看资料，包括委托方、被评估机构发送给恩友的相关项目的、机构的、财务的资料。我们会远程查看这些资料，熟悉被评估机构的整体情况和项目实施情况。毕竟现场时间有限，提前了解资料，可能会发现一些问题，或者看出一些现场工作的重点。
第三步，现场工作。进入现场的第一件事情，首先是与被评估机构的主要人员，包括机构负责人、财务人员和项目负责人等，进行面谈和沟通，了解整个机构的基本情况，以及项目运作和实施情况。沟通之后，再开始查看现场提供的财务材料。如果发现问题，或者有疑问的地方，还要再次确认和询问。
在现场，我们会抽查凭证、账簿、合同等所有项目相关的资料，也有可能基于项目的特点做核实、验证，比如盘点物资，实地查看建成的儿童游乐场等，或者通过打电话的方式与第三方进行验证。
现场工作结束之后，需要与委托方、被评估机构就评估中发现的问题做多轮沟通。有的问题经过沟通解决了，有的问题经过沟通后，我们能够认定它确实是一个问题。
在现场发现的问题，我们会在工作结束后现场就告诉对方，与被评估机构交流，并听他们的反馈，同时告诉他们需要改善，以及怎么改善。
最后，会形成类似于评估报告的资料，给到委托方。
实践社团：想了解一个公益组织财务内控的健康状况通常要看哪些内容和指标？
付京平：判断公益组织财务内控的指标特别多，我们根据被评估机构的规模或发展阶段来区分，不同规模或发展阶段公益组织有不同的侧重点。
对处于初创阶段或者规模特别小的公益组织，如成立时间为三至五年，每年的收支规模大概在50万以内，则主要关注支出票据和资金管控这两个部分。因为对于小的公益组织来说，一个庞大的财务管控体系对于它来说是虚的，它的人员分工和人员精力都有限，在这个阶段，能够做到最基本的风险管控，有一定规范意识，知道未来该怎么规范运作，基本上就差不多了。
对处于初创阶段的公益组织，我们会比较关注的机构负责人的监督机制，因为，在这个阶段，机构负责人的权利比较大，所以，需要了解公益组织是否建立了机构负责人监督机制，如由谁审批机构负责人的支出，机构的管理氛围是比较开放的还是比较封闭、独断的。如果这方面没有什么大的问题，我们会就未来发展提建议，比如未来发展时应该注重会计核算、审批流程等。
对处于发展中且一般规模的公益组织，则通过完整的财务评估体系来做判断，除了上述几个方面外，还会涉及到会计核算、收入支出的流程控制、预算管控、财务档案管理、税务风险、资产管理等方面。
对于一些规模特别大、甚至已经是一个集团化的发展的公益组织，它的组织性质类型可能包含基金会、民非和企业的组织，关注的内容则更多，比如治理的有效性、关联方以及关联方之间的交易，甚至包括投资理财、专项基金、财务的公开等信息。
另外，不同类型的公益组织，关注风险点可能不一样。比如有的公益组织资产特别多，我们就比较关注它的资产管理；有的公益组织做项目采购比较多的，我们就比较关注它的采购相关的财务管理。
实践社团：公益组织自身的财务内控管理有哪些重点是必须要做到的？
付京平：基本的工作重点有两个方面。
第一个，要做好支出票据的管理工作，并且要做得特别细致。在这方面，建议编制一个操作模板，或者一份实操手册，让人一看到指引就知道怎么操作，什么票据是合规的，什么票据是不合规的，什么样的情况下无法取得票据，以及无法取得票据时又该怎么操作；如果是使用志愿者比较多的公益组织，必要时还可以先对志愿者做个内训。
第二个，要做好资金管控。这包括几方面的工作，一是机构内部互相监督，一个人不能决定资金的去向；二是会计核算应按照《民间非营利组织会计制度》设置科目，分项目核算，既满足资助方的要求，又满足机构的管理要求；三是重视财务档案管理，如果财务资料到处乱放，谁都能看、摸得到，就存在很大风险；四是严格落实支出审批流程，包括谁签字、谁审核、谁来付款这样的流程细节，避免出现流程落实不到位、忘记签字，或把流程当作可有可无的情况。
实践社团：机构层面的财务内控评估和项目层面的财务内控评估的区别是什么？
付京平：如果是做机构层面的评估，会先看机构财务管理制度；但如果是做项目层面的评估，反而倒过来，先看项目执行的情况，然后再去简单看看机构财务管理制度是怎样的。因为，公益组织的执行情况能够反映出实实在在的问题，但就财务管理制度而言，有的公益组织的制度写得挺好的，然而与实际执行不匹配，而公益组织也不知道它不适用。
在项目层面的评估中，我们更重视财务管理制度的落实情况，即使是进入评估现场前浏览了机构财务管理制度，也只是在心里有个初步判断，比如它是一个特别庞大的制度，还是一个照抄来的，拿过来后只改个名字就用的制度。如果是机构财务管理制度存在明显不足，就会提出来，比如财务制度有点太单薄，或者财务制度上有很多根本做不到的地方，既然做不到，就建议别写上。
实践社团：做项目层面的财务评估要看机构层面的信息吗?
付京平：机构的基本信息是必须要了解的。在进入现场之前，我们会在网上查询和了解机构的基本情况，比如看机构的微信公众号或者官网，了解机构的注册性质、治理情况、财务披露情况等。但有一些信息，比如谁在负责哪一块工作，财务人员分工等，需要进入现场，通过沟通才能了解到。
如果是做项目层面的评估，我们可能仅了解机构的基本情况，如人员安排情况，特别是财务人员、项目组成员，以及机构的使命愿景与被评估项目之间的关系，机构年度工作计划与被评估项目之间的关系等，来判断被评估项目在机构中处于什么位置，它是整个机构的支柱，还是很小的、边缘性项目。
实践社团：进入财务评估现场有哪些需要注意的重点？
付京平：首先，要提前做好准备，这个挺重要的。一定要提前看公益组织提交的资料，带着问题、侧重点进入现场，要不然在现场容易盲目，没有重点。
其次，在现场评估时要先抓大的事项来看，比如金额特别大的支出。这方面，不同的项目也不一样，有些是活动支出，有些是人员成本支出，有些是采购支出，涉及采购的话可能需要去现场查看。然后再去抽查一些金额较小的支出，通过两三点看机构财务管理情况。
接着，要看有没有大量采用现金的情况。现在银行转账很方便，不应该出现使用大量现金的情况，如果有，需要提高警惕。如果一个公益组织的所有支出都用现金付款，那么在内部管理上出现纰漏的可能性会多一些，问题也就多一些。所以要去问为什么，了解是否有合理的理由。
再次，要看支出痕迹是否完善。不只是提供一张简单的发票，还应该做清楚的描述，说明这笔费用是因为这个项目发生的。
最后，要看项目是否独立核算。从财务管理的角度上看，想要做到专款专用，就必须实现独立核算，无论采用什么方式，能够做到项目独立核算就可以了。
实践社团：什么情况下需要看财务预算？重点是什么？
付京平：如果是事前评估，需要看预算。如果是事后评估，预算已经是在那了，没什么可看的。
财务内控评估最重要的目的就是资金支出的真实性和合理性，即，费用是不是真的发生了，支出是不是合理的。其次会关注合规性和合法性，如有没有发票。
其中，最关注的是合理性。在某些情况下，我们认为支出的真实性合理性，可能比合法性还重要。很多公益项目在执行时，可能无法完全取得法律上要求的发票，但它真实地发生了，如果能提供相关的支撑性材料，比如对方签字的白条或者超市打印的小票，我们也是认可的。
如果这种情况特别多，我们也会同时告诉对方，它们有可能在税收方面，或者在年检时面临一定的风险。但恩友的财务评估是认可这些东西的，因为我们的评估重点是真实性和合理性。
实践社团：如何判断支出费用比例的合理性？
付京平：对于支出费用的合理比例，并没有一个通用的标准，主要看资助方的要求及项目的性质。举个例子，某个项目资助的目标在于扶持机构发展、支持机构运营，有可能80%都是行政运营的相关支出。一般的项目，在制定预算时，资助方已经给到相关的比例，所以无论行政运营的支出占比为10%，还是15%等，都是合理的。
在评估的时候，我们会根据已经列示的预算看实际报销的金额是否一致。如果超支，被评估机构应该提前向委托方报备，如果做了报备，那么，是否有与委托方沟通的文件、邮件或者书面的说明等。如果没有报备，我们最终会在报告中呈现，写明某一项预算严重超支，且没有和委托方报备。
实践社团：预决算比例的偏差在哪个范围是合理的？
付京平：资助双方最好能提前约定预决算比例偏差的合理范围，而不是在审计时才提出超支比例偏差在某个范围内是不行的。行业的惯例并不代表某个项目的合理性，所以对于先前合作过的委托方，我们会建议他们提前与合作伙伴沟通，确定预算浮动比例的合理范围是百分之几。
这里的预算浮动比例主要指单个细项预算的浮动比例，而不是预算总额的浮动比例。一般情况下，我们认为单个预算细项的浮动比例不超过10%是合理的。另外，考虑到某个细项的预算金额可能比较高，应该增加一个绝对值来限制单个预算细项的浮动金额，一般情况下，我们建议该绝对值设置为不超过1万元，若金额太大，没有知会资助方就自行调整，也是不合适的。
实践社团：在资产管理、年度财务报告和审计报告、信息公开方面，分别应该关注哪些内容？
付京平：在资产管理方面，一是要看实物，采购一笔物资或者建造某个实体，它在哪，是不是真的存在，保存得是否完好；二是看采购相关程序执行情况，如实物采购的报价是否存在明显不合理的情况，是否有三方比价，是否通过银行转账等办理支付手续。
在年度财务报告和审计报告方面，当项目规模比较大，如资金量上百万时，我们会关注整个机构层面的情况，查看下资助项目金额占该公益组织整体资金的比重是多少，其他资助方所资助的项目和被评估项目之间是否有重叠的部分。
在信息公开方面，对于大部分公益组织来说，法律法规上没有明确要求做信息公开。若公益组织能主动进行财务信息公开，说明该公益组织重视内部控制和财务管理工作。对于小的公益组织来说，虽然没有对外信息公开，但它可能在内部建立了公开透明的机制，这对于机构财务内控有一定的作用，如果一个公益组织在财务管理方面有比较透明、开放的氛围，那么发生舞弊行为的概率也会比较小。
实践社团：财务健康状况跟财务内控健康状况的区别是什么？
付京平：财务内控健康状况主要评价组织的内部控制管理是什么样的；而财务健康状况主要评价组织的发展状况是什么样的，即财务是否可持续，或者说在可持续性上有没有风险等。
公益组织的财务健康与否，更多的是表现在资金流上，如果出现资金断流、收支规模越来越萎缩的情况，说明这个公益组织发展状况不好，这样的财务状况可能就不是特别健康。
在公益组织的财务健康状况方面，除资金流以外，还可以看几个方面，一是看公益组织最近3至5年的收支规模，是否有特别明显的下滑；二是看资产负债表，表中显示的负债率是不是很高，如果负债率很高的话，挤占项目资金的可能性会很大，出现收不抵支的情况；三是看应收应付账款，一方面要注意应收账款和应付账款是否及时，另一方面要注意应收账款和应付账款中有没有某笔金额特别大的款项，如果有金额特别大的款项，则要看这部分款项的明细到底是什么，有可能是该公益组织的会计核算不太及时、财务处理能力比较差造成的，那么对应地，该公益组织的内部控制可能也会弱一些。
另外，公益组织最好有风险储备金。成立时间较长的公益组织，经过一段时间的发展，应该有自己的风险储备金，以备不时之需，否则一点抗风险能力没有，比如遇到这次的疫情，很可能就发不出工资来了。风险储备金是指机构在什么都不干的情况下必须要花的钱，一般情况下，公益组织应该储备足够机构一年使用的资金，最少也应该有足够机构半年使用的资金。
实践社团：公益组织财务管理中的常见问题都有哪些？
付京平：经常看到问题的有几个。
第一个，项目费用分摊没有依据。在实际工作中，发生贪污或者是大额虚报的情况非常少，更多的是项目经费分摊的问题。比如在项目人员工资分摊方面，因为很多项目无法完全承担一个人力的成本，所以需要将其分摊在不同项目中，但在实际操作中，没有备注合理的分摊依据，而是按照项目预算是多少就报多少，举个例子，某个项目分摊的人员工资比例为50%，那么相应的分摊依据应该包括项目人员投入该项目工作的时间和精力记录，但是在评估中了解到，项目人员并没有将这么大的精力投入到项目上，而随着双方进一步地坦率沟通，对方也承认确实没有为该项目投入这么多时间精力。这种情况比较普遍，但可能大多数情况下没有办法再去调减支出，只能建议他们未来做好工作记录。或者有些公益组织，只提供被评估项目做了分摊后的工资记录，却不提供整个工资的构成记录，它认为这是其他项目的事情，这个做法也是不合理的。
第二个，支出描述不详细，或者对应的痕迹资料不完备，没有办法判断支出与被评估项目之间的关系。比如，提供一大堆的交通票据，却没有对应的资料记录交通工具使用的目的、起止地点、与项目的关系，也没有痕迹资料来判断费用发生的当天项目在干什么，既可以说是这个项目的费用，也可以说是别的项目的费用，容易产生一个费用两个项目报销的情况。
第三个，看不到项目的产出。比如支付了专家劳务费，作为专家参与调研的报酬，但也没发生出差，也没有报告、工作记录或其他资料可以证明专家参与项目；比如印刷书籍或者刊物，在印刷后进行免费发放，但是发到哪里、给谁、发完了没有、能够帮助到谁，没有相应的资料进行记录和说明。
另外，费用支出较为零碎也通常带来财务风险。比如公益组织常举办大型培训研讨活动，活动结束之后，因为人员分散可能会导致一个费用零零星星地分散在各个地方，报销这场大型活动的支出花费特别长的时间，那么会对我们判断整个活动支出的情况增加了很大的难度。如果需要看太多的资料，而工作量与时间发生冲突时，我们会要求被评估机构把整个活动的支出情况重新梳理，再整体的去看它的合理性。
实践社团：如何去判断一个财务状况是属于一般问题还是重大风险问题？
付京平： 我们注重财务的真实性和合理性，只要是真实和合理的，我们就觉得这没什么问题。如果说公益组织没有这方面的意识，属于不懂和不会的，那么是可以改善和解决的，这就属于一般问题。
但有些情况明明能做到，就是偏偏不做的，这种就值得怀疑了。比如在劳务支付方面，第一次审计的时候发现采用现金支付，我们指出这个问题并建议对方采用银行转账支付，然而在第二次审计的时候，还出现一样的情况，那么就要做个细致的核实。
类似这样的情况，如发放助学金，给专家劳务费等，如果有疑问，则要一一电话核实。如果判断问题不大，就通过抽查核实，确认支出的真实性和合理性。如果出现问题，这就是性质上的问题，属于不是说能改的问题了。
实践社团：恩友通常采用什么方式呈现评估结果？
付京平：我们所承担的评估工作，大部分都不是为了通过评估结果做筛选，所以我们很少采用分值的形式呈现评估结果，基本上都是通过评估报告的形式来呈现的。评估报告的内容，一方面是对项目的预决算认定，另外是提供审计过程中发现的问题和改善建议。
总的评估结论会这样描述，某个项目的实施，按照预算和资助方的要求使用项目资金，或者是基本是用是按照预算和资助方要求使用项目资金，内部管理能够满足机构发展需要/不能满足机构发展需要/有一定欠缺，或者是能够满足项目监管需要/不能满足项目监管需要/有一定欠缺。
如果需要剔除一些费用，就会表述，除了某某部分外，均按照预算和资助方的要求使用项目资金；如果不能满足机构发展需要/项目监管需要等，则会多几句理由陈述，说明财务没有分工、资金管控缺失等。
实践社团：如何向委托方和被评估机构做评估反馈？
付京平：如果在现场评估中发现并能够确定的问题，就会在现场直接告诉被评估机构，也会要求被评估机构做解释。某些情况下，通过现场评估不一定能够判断是否是个问题的状况，就会通过电话回访，在了解到实际情况后，再把余下确认的问题集中起来跟被评估机构反馈和确认。
然后，我们会在项目报告里对问题做描述，将查到的情况如实地呈现给资助方，而采取什么样的结论，要由资助方自己来判断。
实践社团：恩友做每一个公益组织财务评估大概需要花费多长时间？
付京平：现场评估一般是一天，特别大的工作量有可能是两到三天，特别大的工作量就是三天，基本上大部分都能够在一天内完成。现场后的沟通，会进行多轮反复沟通，一般需要两个月左右。
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