<?php the_title(); ?>

专访 | 爱佑慈善基金会张琳:项目资助结项怎么做?

所谓项目,就是在一段时间内围绕一些目标而采取的一系列活动的集合。基金会资助的所有事情都是项目,都有一个开始,也即立项,也都有一个结束,也即结项。在结项这个时间点上,资助官员要做哪些事情?做什么事情,有利于伙伴以及基金会的成长发展?

如何做好机构资助的结项,本期知识库为您带来爱佑慈善基金会“爱佑益+”项目负责人张琳的访谈:在机构资助方面,结项时重点要关注什么,如何看资金支出,怎么看待伙伴提交的信息,怎么写结项报告,怎么判断是要停止资助还是继续资助,计划停止资助时如何与伙伴沟通,张琳为我们介绍了“爱佑益+”项目的做法。

机构与项目介绍

爱佑慈善基金会(5A 级基金会)创立于 2004年,由企业家发起并管理运作,在全国范围内开展项目,是中国首家注册成立的非公募基金会。爱佑的愿景是“让公益成为每个人的生活方式  ”,使命是“汇聚善的力量,为系统性解决社会问题奋力前行,让世界更美好”。
“爱佑益 +”是爱佑基金会公益创投板块的项目,采用经典的公益创投模式,筛选有成长潜力的机构,给予连续三年的资金支持和技术支持,帮助伙伴机构提升组织能力,助力伙伴机构解决社会问题。
“爱佑益 +”的资助产品有三类:其中“益+创客”面向的是初创期的机构,每家机构每年10万元左右的资助,协助机构完成业务模式验证;
益+伙伴”面向垂直细分行业的头部机构,每家机构每年30万元左右的资助,协助机构突破管理瓶颈,探索影响力规模化路径;“爱佑VC”面向的是公益领袖机构,每家机构每年300万元左右资助,协助机构在细分议题上推动系统性变革。
项目每年进行审核,按年度签订资助合同,总资助期限3-5年,每年度结束爱佑项目团队会对合作伙伴机构进行结项和下期洽谈工作。

访谈实录

CDR:爱佑益+每年项目结项时会做什么?
张琳:结项的时候有几项工作。
首先是合作伙伴在爱佑投后管理平台上填报资料,包括机构运营、项目产出、财务、治理和合规的一些数据,反映机构的整体状况。
资助官员看到这些资料之后,会审核数据的完整性,如需补充或者说明再跟机构进行沟通。数据填报完成,会约电话沟通或面谈,聊一下机构的情况。内容可能包括几个部分:
  1. 资助立项的时候,我们和伙伴对于机构今年的发展目标做了一些设定,结项时会顺着几个设定的重要方面,细聊具体进展如何,哪些指标可能发生了变化。
  2. 看报告过程中,有一些疑问或者需要沟通的地方。
  3. 机构人员变动的具体情况。
  4. 对于持续资助的机构,会沟通机构下一年的发展规划,合作资金的使用方向,然后有一个初步的资金使用计划。
  5. 对于有较大风险的机构,我们会留心衡量一下机构的发展预期,在下一年时间内可能发生的变化,适不适合继续资助。
这些都做完了之后,资助官员会写一份报告,做一个初步的结论。
然后,我们团队内部会有一个复盘会,把所有机构的情况拿出来讨论,重点讨论变化比较大的机构、决定是否继续资助或者退出。
复盘结束后,我们会整合团队的意见,撰写报告,提交给投委会。
每家机构的总结报告,格式基本上比较固定,包括机构简介,资助的原因,这一年资助的资金体量,资助的方向,机构的成长变化,以及下一年的建议。
CDR:在资金支出方面,结项时会重点看些什么?
张琳:每家伙伴立项后,我们会去机构办公现场做一次内控审核。
第一,看各种规章制度是否完备,制度的内容和逻辑是否合理;第二,通过机构重要文件、记录表等查看审批、执行等,去判断内控制度实际执行情况。最后会查看财务凭证,抽查财务票据,看数额、数量、金额对不对得上等等。
结项时,我们采用传统的财务结项模式。在财务处理方面,要求支出都有相对应的凭证。比如人员工资,要有劳动合同,整体或至少一期的转账记录;比如差旅,要有相应的差旅票据;比如工作坊,要有对应的合同。
对于敏感信息比如人员工资,如果机构担心信息安全,我们可以签保密协议,对保密信息做一个合理约定,这样大家在形式上有一个保障。
我们财务合规的底线是,至少要能够看到支出对应的凭证。如果机构认为无法提供任何形式的凭证,或者不愿意提供凭证,我们就无法继续资助。
CDR:在与机构沟通的过程中,怎么判断机构说的信息是不是真实的?
张琳:我们有一个内部的共识,就是没有办法保证信息绝对真实,也没有预期一定要证明机构提交的所有东西是完全真实的,但也相信这些信息不会完全是假的。
 
首先看是什么信息。有一部分信息是有凭证的,比如财务,它造假的空间就不大。造假空间比较大是机构的运营状况、人员情况、内部团队合作情况,以及项目发展状况,这些是比较容易模糊的地方。 
 
对于存在模糊的地方,我们就会聊得多一点,问得细一点,在互动中做判断。当我们围绕真实场景聊的时候,你会感受到对方是在具体事情上,是清楚的还是比较模糊的。如果整体上的反馈比较偏空、偏模糊的话,我们会提出去实地做尽调这样的措施作为补充。
还有一种方法,如果与机构开会,我们会尽量多见团队的人,这样感受上更丰富。做实地拜访,多见一些团队的人,这是比较深入的工作方式,只针对一些变化比较大的机构,或者可能要退出的机构,以及与基金会战略方向契合度高的机构。
CDR:在写结项报告这个方面,资助官员通常会遇到什么困难?怎么解决?
张琳:我们的报告比较短,每家机构就大概一两页的篇幅,要求简洁、清晰,哪些是要重点写,需要个人自己做判断。
如果资助官员是初次接手,他对写这个东西多少会有点发怵。因为他难以判断这个报告,写到什么程度比较好。
我们在写报告这件事情上经历了一个过程。开始的时候,我们先把大家写完的报告都传到一起,然后召开团队会议,由写报告的人来讲自己写了什么,有哪些不清楚的或者模糊的地方,让大家都来看和改,一家家复盘这些机构。几个流程下来,大家的尺度就会接近,写出来的报告的偏差就越来越小了。
CDR:什么情况下会停止资助?怎么与对方沟通?
张琳:一大部分是因为机构合规性出了问题。这类机构的结项沟通比较简单,因为在出问题的时候,我们已经就已经单项沟通过了,对方对我们要说的内容、看法、决定上都会有预知。
除此之外,当机构发展方向与爱佑的资助方向不一致时,也会停止资助。这有以下两种情况:
一是前期双方达成共识的发展方向,资助一段时间后发现机构问题无法突破,我们会选择停止资助。
二是机构发生重大变化,我们要分析它的原因,评估变化对于机构未来的发展会有什么影响。如果结论是偏正向的,或者至少可以维持约定方向不变的,就可以探讨是否继续资助;如果结论是较大负面,也是无法继续资助了。
这些情况比较复杂,需要去跟对方沟通,并且双方要达成一个基础的共识。
一般的工作流程是,我们会先做团队内部讨论,然后再去跟机构沟通,提出来在哪几个方面上双方的认知可能不一致。随后看对方的反应是什么,如果对方觉得是因为之前没有意识到或者其它的原因,在了解后能够重新达成共识方向,也可能再延长资助;如果确实是资助双方已经有了选择偏差,双方没有共识,就只能停止资助。
CDR:针对上述比较复杂的情况,资助官员与合作伙伴沟通时需要注意什么?
张琳:做这个沟通对于资助官员挑战还是蛮大的,最早的时候,我们会由项目总监带着资助官员一起去沟通。
首先,要区分清楚讲的内容,哪些是客观的部分,哪些是主观的部分,我们看到什么,问题是什么,观点是什么,这些东西一定要讲得很清楚。
其次,会预演一下怎么讲,可以怎样不带情绪的讲清楚,告诉对方这是我们选择。
然后就是一个耐心沟通和解释的过程。事情一旦到了价值观偏差的时候,达成一致就不太可能了。
我们认为比较真实的去沟通这个事情,可能一开始感觉会有点难,但是花在沟通的整体时间上是比较短的。因为你讲清楚了,事实也的确是这样,大家的接受度还是比较高的,也认同基金会会有自己的价值选择。
CDR:对于结项工作,基金会管理层更关注什么地方?
张琳:他们关心得更多是“爱佑益+”的整体。比如,“爱佑益+”整体项目的策略是怎么考虑的?今年有没有新的子项目设置?有的话,它是什么?为什么要设置?设置标准是什么?又或者,“爱佑益+”是要扩大规模?还是聚焦深挖哪个问题?资助团队有没有成长?资助团队和资助行为有没有进步等等。
在具体的机构上,投委会关注的机构,通常是优秀机构,或者是提出要结束合作的机构,他们会就不清楚的地方向资助团队询问信息。
CDR:停止资助后还会与资助伙伴保持联系吗?
张琳:如果是三年正常到期结项的机构,我们还会保持一个泛联系,将来也可能会有一些资源引介方面的合作。如果是因为合规方面的问题而停止资助的机构,联系就会比较少。